Implementering inte ett uppdrag för enskild superhjälte utan ett organisatoriskt åtagande

Vilka är de vanligaste misstagen vid implementering?
Oh, det finns många. Att man som beslutfattare tror att implementeringen är klar för att man fattat ett beslut och informerat alla om det. Eller att man tror att implementering är en linjär process utifrån en tydlig plan snarare än en berg- och dalbana – en process där planeringen är viktig men ännu viktigare är att gradvist lösa problem som uppstår längs vägen och ta nya beslut utifrån situationer som uppstår. Allt går inte att planera i förväg utan det gäller att ha örat nära marken för att fånga svårigheter allteftersom.

Ett vanligt misstag är också att implementeringen blir ett uppdrag för en enskild superhjälte i stället för ett organisatoriskt åtagande. Ensam är inte stark i ett implementeringsprojekt. Soloprojekt som drivs av enskilda personer blir tunga att driva och hamnar ofta på sidospår i organisationen. Då är de inte integrerade i de rutiner och beslutsprocesser som finns i organisationen och har svårt att överleva i längden.

Det vanligaste är nog ändå att innovationer införs i onödan – de löser inga viktiga problem i organisationer. Många implementeringar börjar med att någon blir inspirerad av något nytt och tänker: ”Det där måste vi ha.” Men det räcker inte att en innovation är spännande och lockande. Misstaget är att man inte säkerställt att den också behövs i organisationen och ännu viktigare – varför den behövs och vad man vill uppnå med den.

Varför är implementering svårare att lyckas med än man kan tro?
För att implementering i regel innebär att människor ska göra något nytt – ändra sina beteenden. Många som gett ett nyårslöfte vet att bestående beteendeförändringar är svåra. Implementering på arbetsplatsen innebär att beteendeförändringen är beroende av andra personer, processer och strukturer i det organisatoriska sammanhanget. Det är mycket som kan påverka ens beteenden och som gör det hela knepigare. Medarbetare behöver inte bara känna till innovationen, det ska också vara möjligt att jobba på det nya sättet. Alla processer ska stödja de beteendena. Och viljan till det ska också finnas där – motivation med andra ord.

Svårt är implementering också för att man ofta behöver sluta med något. Etablerade arbetssätt behöver pensioneras. Det glöms ofta bort i ett implementeringsprojekt och då finns gamla rutiner kvar och skapar otydlighet. Att sluta med något kan vara ännu svårare än att börja med något nytt – vanor är svåra att ändra. Och det kan finnas mycket tid, energi och prestige investerad i det gamla.

Om ni skulle ge ett enda gott råd för att lyckas med implementering, vilket skulle det vara?
Överväg noggrant om det som ska implementeras verkligen är den bästa lösningen på ett viktigt problem – och om inte, avstå från implementeringen. Det kan låta märkligt att i samband med en implementeringsbok ifrågasätta om implementeringen behövs men det finns så många projekt som aldrig borde ha startats. De tar oerhört mycket kraft och tid från alla inblandade och skapar en allmän förändringströtthet i organisationer. I boken skriver vi om behovsanalys med tre frågor: Löser innovationen några viktiga problem? Vilka resultat kan den ge? Är innovationen det med effektiva sättet att uppnå de resultaten (eller finns det ännu bättre innovationer)? Sammantaget handlar det om att bedöma om implementeringen är värd att startas.

Lärde ni er något nytt om implementering när ni skrev boken?
Hur mycket likheter i arbetet med implementering som finns oavsett vad som ska implementeras! Man skulle kunna tro att det är en stor skillnad på att införa nya forskningsresultat i hälso- och sjukvården, en ny ledarskapsmodell inom processindustrin eller ett nytt sätt att jobba med personalens kompetenskartläggning inom byggbranschen. Men även om det självklart finns skillnader så är utmaningarna, fallgroparna och de nödvändiga åtgärderna i mångt och mycket desamma oavsett vad som ska implementeras och var det görs. Implementering handlar om människor och organisationer. Och vi människor är ju ändå rätt lika, oavsett var vi arbetar.

Intervjun genomförd januari 2023.